Checagem de entrada

A checagem de entrada efetua o processo de recebimento de mercadoria para estocagem.

É composta por duas etapas, importação dos arquivos de transferência de mercadoria e checagem de etiquetas para conferir os dados indicados nos arquivos.

Na checagem de entrada é possível receber mercadorias novas, retornos e devoluções de entregas expedidas previamente.

Nos retornos existe o processo de Reentrega, que segrega a mercadoria recebida para posterior expedição em nova tentativa de entrega ao cliente. Este processo gerencia as etiquetas recebidas obrigando o envio na saída para Reentrega o que foi recebido.

Neste processo é possível efetuar o controle de avarias durante o recebimento, segregando fisicamente e marcado no sistema os registros de etiquetas com problemas.

Importação do arquivo de transferência

A importação do arquivo de transferência marca o início do processo de recebimento de mercadorias. Estes contêm os dados dos itens que estão sendo recebidos em uma entrada de mercadoria no estoque, onde estão especificados os produtos e suas devidas quantidades para o recebimento, podendo ainda conter as etiquetas emitidas e vinculadas aos paletes já montados e identificados por terceiro.

Figura 1 – Botão para tela de importação do arquivo de transferência da Frimesa.

Conforme imagem acima, a importação do arquivo de transferência pode ser feita na tela de checagem de entrada, quando nenhum dos indicadores: Retornos, Devoluções ou Reentregas, estiver marcado.

Figura 2 – Tela de importação do arquivo de transferência da Frimesa.

Para a importação do arquivo de transferência é necessário indicar o layout a ser utilizado, conforme indicação em azul na imagem acima, e selecionar o arquivo, conforme apresentado na tela da imagem abaixo.

Figura 3 – Seleção do arquivo de transferência para importação.

Após selecionar o arquivo de transferência para importação, basta clicar no botão Importar para o processo ser iniciado.

O processo de importação contém duas etapas, carga dos dados do arquivo selecionado e gravação dos registros no sistema, conforme indicado nas duas imagens apresentadas abaixo na respectiva ordem.

Figura 4 – Carregando dados do arquivo de transferência.

Figura 5 – Gravando dados do arquivo de transferência.

Ao término do processo de importação uma mensagem é emitida, avisando que houve sucesso na importação e gravação dos dados no sistema, conforme imagem abaixo. E assim estar disponível para o segundo passo da checagem de entrada, a leitura das etiquetas para verificação física das informações recebidas no arquivo de transferência, ou conferência de entrada.

Podem ocorrer erros no processo de importação, sendo o mais comum a falta do cadastro, do produto citado no arquivo, nos registros do sistema. Para resolver deve-se solicitar o cadastro do mesmo, para então retornar a tentar importar novamente o arquivo de transferência.

Figura 6 – Importação do arquivo de transferência finalizada com sucesso.

Com o arquivo de transferência devidamente importado, pode-se abrir a listagem das entradas aguardando checagem, conforme indicado na imagem abaixo.

Figura 7 – Botão para listagem das cargas importadas.

A listagem apresentada é a relação por número de nota, recebidas no arquivo importado.

Para iniciar a checagem, é necessário selecionar uma ou mais linhas da listagem, conforme indicado na imagem abaixo e pressionar Enter.

Figura 8 – Seleção de carga importada para checagem de entrada.

Assim serão selecionadas as notas fiscais marcadas para checagem, marcado em azul na imagem abaixo. Por fim, basta clicar no botão Confirmar, indicado em verde, também na imagem abaixo.

Figura 9 – Carga importada selecionada para checagem de entrada.

Será então apresentada a listagem dos produtos (itens) e suas quantidades esperadas para a conferência de entrada, conforme apresentado na imagem abaixo.

Figura 10 – Listagem dos itens da carga selecionada para checagem de entrada.

Por fim, basta realizar o procedimento de checagem com leitores de códigos de barras na estação de trabalho.

Importação do arquivo de distribuição

O arquivo de distribuição é uma simples relação de números de cargas e entregas com suas respectivas NFEs. Este possui a finalidade de permitir ao sistema importar as chaves das NFEs e vincular em cada carga e entrega registrada no sistema, e já expedida anteriormente.

Esta identificação é necessária para o recebimento de retornos de mercadorias, onde o recebimento pode ocorrer com a simples leitura da chave na DANFE, simplificando a identificação da mercadoria e o lançamento dos registros de entrada para conferência.

Conforme indicado na tela abaixo em verde, a tela para importação do arquivo de transferência pode ser acessada na tela de checagem de entrada.

Figura 11 – Botão para tela de importação do arquivo de distribuição.

Para efetuar a importação é necessário indicar os arquivos a serem importados, neste caso pode-se selecionar mais de um arquivo para importação. O layout é fixo por ser atualmente utilizado o Frimesa.

Figura 12 – Layout e seleção dos arquivos de distribuição para importação.

Conforme apresentado na imagem abaixo, quando nenhum arquivo for selecionado, e pressionado o botão Importar para iniciar o processo de importação, o sistema questiona o operador para importar todos os arquivos de distribuição contidos na pasta de recebimento. Assim ao responder Sim para o questionamento, todos os arquivos da pasta são elencados e incluídos no processo de importação.

Figura 13 – Importação de todos os arquivos contidos na pasta de recebimento.

Neste processo é possível, como apresentado na imagem abaixo, selecionar mais de um arquivo ao mesmo tempo para ser importado.

Figura 14 – Seleção dos arquivos de distribuição para serem importados.

Assim que selecionados os arquivos o sistema indica a quantidade selecionada (imagem abaixo) e está pronto para realizar a leitura e importação e gravação das chaves das NFEs nos registros de cargas e entregas do sistema.

Figura 15 – Indicação do número de arquivos selecionados para importar.

Ao iniciar o processo de importação é apresentado o andamento da operação, e a ação sendo efetuada, conforme imagem abaixo.

Figura 16 – Importação dos dados em execução.

Em caso de encontrar números de entregas citadas nos dados dos arquivos e que não estejam registradas no sistema o operador é informado (imagem abaixo), solicitando se deve proceder com a importação, ignorando estas entregas, ou cancelando o processo de importação.

Figura 17 – Mensagem de entregas encontradas nos arquivos de distribuição, porém não encontradas no sistema.

Conforme as imagens abaixo, o término da operação indica importação finalizada com sucesso, porém ao cancelar a operação, é apresentada mensagem indicando o cancelamento.

Figura 18 – Término de importação dos arquivos de distribuição com sucesso.

Figura 19 – Mensagem de operação de importação dos arquivos de distribuição cancelada.

O fim da operação efetua a transferência dos arquivos para a pasta de histórico dos arquivos já importados pelo sistema.

Checagem de saída

A checagem de saída efetua a gestão de pedidos no sistema, gerindo desde a importação de arquivos de cargas e pedidos, a separação das mercadorias em estoque, cumprindo regras de vendas estipuladas, e efetuando a conferência de saída com a leitura de etiquetas que identificam os produtos e suas quantidades e validam as regras indicadas.

Importação de arquivos de cargas e pedidos

Todo processo de expedição inicia com a importação dos dados de pedidos enviados ao sistema por arquivos texto contendo as cargas, entregas, os itens e suas devidas quantidades e regras para expedição.

O processo pode ser iniciado pela tela de checagem de saída, conforme indicado na imagem abaixo, nas Ondas de Compra.

Figura 20 – Botão para tela de listagem das ondas de compras.

Uma onda de compra é um agrupamento de entregas, que é criado após a importação do arquivo de pedidos. Ela é necessária e obrigatória para que o sistema permita efetuar a separação dos produtos do estoque, gerando assim a listagem dos produtos e endereços de alocação para atender os pedidos com os devidos critérios solicitados.

Na imagem abaixo é apresentada a listagem das ondas de compras já criadas no sisetma e as opções possíveis para cada onda em botões na própria lista.

Figura 21 – Listagem das ondas de compras já registradas no sistema.

Para que seja possível criar novas ondas de compra, é necessário ter no sistema registros de pedidos que ainda não estejam vinculados em nenhuma onda de compra registrada, conforme apresentado na imagem abaixo com marcação em azul. Para tal, os pedidos devem ser importados de arquivos e registrados no sistema.

A importação dos arquivos de pedidos pode ser acessada no botão marcado com verde na imagem abaixo.

Figura 22 – Listagem das cargas para compor nova onda de compras e botão para importação de arquivo de pedidos.

Para a importação dos arquivos de pedidos, basta selecionar os arquivos que se deseja importar, pode-se neste procedimento selecionar mais de um arquivo para importação, conforme indicado nas imagens abaixo.

Figura 23 – Layout do arquivo de pedidos e botão para procurar o arquivo para importação.

É possível selecionar mais de um arquivo para ser importado no mesmo ato.

Figura 24 – Seleção dos arquivos de pedidos para importar. Assim que selecionados, o número de arquivos que será importado é apresentado, conforme imagem abaixo.

Figura 25 – Sinalização do número de arquivos selecionados para importar.

Na imagem abaixo, podemos verificar que o processo de importação é efetuado indicando o andamento e o arquivo sendo carregado.

Figura 26 – Processo de importação dos arquivos de pedidos em andamento.

Durante a importação podem ocorrer erros, onde o mais comum é de o sistema não conter o registro cadastral de algum produto indicado no arquivo sendo importado, conforme apresentado na imagem abaixo, assim, quando ocorrer este erro o operador será informado e será necessário solicitar o devido cadastramento do produto no sistema e então importar novamente o arquivo de pedido.

Figura 27 – Erro de cadastro de produto não encontrado ao importar arquivo de pedidos.

Ao término da importação com sucesso dos arquivos de pedidos, o sistema emite uma mensagem indicando ao operador, conforme apresentado na imagem abaixo.

Figura 28 – Processo de importação de arquivo de pedidos finalizado com sucesso.

Com os pedidos devidamente importados, será apresentada a listagem atualizada, permitindo a seleção para a composição de uma nova Onda de Compras (imagem abaixo).

Selecionando os pedidos e clicando em Gravar Onda, será registrada no sistema uma nova Onda de Compras. Esta compreende o montante dos produtos para atender a totalidade requisitada, sendo agora possível efetuar a separação das mercadorias para a Onda de Compra gravada.

Figura 29 – Seleção de cargas para montagem de nova onda de compras.

Por fim, como já citado acima, e reapresentado na imagem abaixo, pode-se processar os estoques de produtos, emitir o relatório de compras para a Onda criada e então dar sequencia para a checagem de saída.

As Ondas de Compra não são utilizadas para a checagem – conferência de saída, mas somente para a gestão e otimização da separação de mercadoria e compra do estoque, aumentando a quantidade de cada produto em uma operação de compra no estoque e reduzindo o número de vezes que esta operação ocorre, otimizando assim o tempo de trabalho com relação à quantidade de produto expedido.

Figura 30 – Listagem das Ondas de Compra registradas no sistema.

Por fim, para efetuar a checagem de saída, imagem abaixo, é necessário selecionar uma carga em específico e realizar a leitura das etiquetas de cada produto que a compõe, indicando assim para o sistema quais etiquetas foram lidas e as quantidades de cada produto requisitado. A checagem não é efetuada por onda, mas por carga.

Figura 31 – Tela de checagem de saída.