Ces_Psico – Instalação e operação

Objetivos gerais

Descrever a instalação e o funcionamento do Ces_Psico.

Objetivos específicos

• Instalação.
• Cadastrar medicamentos.
• Cadastrar fornecedores e laboratórios.
• Cadastrar livros para conferência.
• Lançamento de receitas.
• Lançamento de compras.
• Geração de relatórios.
• Sincronização com Ces_adm
• Sincronização com PDV

Instalando e configurando o Ces_Psico

Ao executar a instalação do Ces_Psico, ele será instalado no diretório C:\CS\Sistema. Será criada uma subpasta chamada ”bitSNGPC2″ onde se encontra o gerenciador responsável pela transmissão das informações. Na pasta bitSNGPC2 serão gerados os arquivos para a transmissão para o SNGPC.

Ao abrir o sistema pela primeira vez, será solicitada a configuração do banco de dados, a tela solicitará as informações do servidor e do banco de dados, caso o computador onde instalado não seja o servidor, informe o nome ou o IP do servidor, selecione o banco de dados do Psico e do Ces_Adm e salve as informações.

OBS: Caso ocorra erros na conexão, para refaze-lá deve remover o seguinte arquivo no Regedit:

HKEY_CURRENT_USER -> Software -> VB and VBA Program Settings -> ces_psico

exclua o registro do ces_psico para que seja solicitado novamente a seleção de conexão.

Acessando a aplicação

Para acessar a aplicação, selecione a forma de acesso e informe a senha após confirmação.

Para o registro do Ces_Psico terá que entrar em contato com a central da CES (0800-721-2455) para solicitar a chave de registro (por terminal).

O sistema solicitará qual o período (trimestre) que será utilizado. Isso poderá ser observado na figura abaixo, que possui os seguintes campos:

• Períodos: trimestres cadastrados
• Livros: indica o ano cadastrado no cadastro de livros

Ao acessar o sistema, na barra de status são exibidas as informações sobre a empresa, período acessado, usuário e banco de dados utilizado.

Cadastros

O Ces_Psico é composto por um conjunto de cadastros:

• CID (Código Internacional de Doenças)
• Fornecedores
• Laboratórios
• Lista de Controlados.
• Produtos
• Usuários
• Estabelecimentos

Estes cadastros serão descritos a seguir.

CID (Código Internacional de Doenças)

O cadastro do CID (Cadastro -> CID) é composto por:

• ID: nomenclatura usada para associar um código a uma doença.
• NOME: nome da doença

O Ces_Psico já possui um cadastro com as principais doenças, caso tenha a necessidade de adicionar um novo registro basta acessar o campo vazio, no final da lista, e digitar o código e o nome.

Cadastrando Fornecedores

Na tela “Dados do Fornecedor” (Cadastro -> Fornecedor) é permitido inserir um novo fornecedor através do botão “Inserir”, ou pesquisar um já existente.

Teclando “F4” no campo “Código”, abrirá a tela “Pesquisa de Cadastros”. Digite parte do nome e clique no botão “Pesquisar”, ou apenas clique em pesquisar para exibir uma listagem completa. Selecione o fornecedor desejado e clique em “Confirmar”. Pode ser utilizada também a tecla “Enter” para avançar os campos.

Ao selecionar da lista, as informações relacionadas a este fornecedor serão exibidas na tela “Dados do Fornecedor”. Caso seja um novo fornecedor, preencha as informações e clique no botão “Gravar” para salvar. O botão “Excluir” excluirá o fornecedor selecionado.

Cadastrando Laboratórios

O cadastro de laboratórios (Cadastro -> Laboratório) é composto pelos campos.

• ID: código do laboratório.
• NM: nome do laboratório.

O Ces_Psico já possui um pré-cadastro dos principais laboratórios, caso tenha a necessidade de cadastrar um novo, basta acessar o último campo vazio e inserir o ID e o Nome.

Lista de Controlados

A lista de controlados (Cadastro -> ListaControlados), é um relatório que exibe todos os produtos cadastrados no sistema com suas respectivas informações.

Cadastrando Produtos

O cadastro de produtos (Cadastro -> Produtos) é feito através da tela “Dados do Produto”

Teclando “F4” no campo “Código” abrirá a tela “Pesquisas de Cadastros”. Digite parte do nome, ou apenas clique em pesquisar para exibir uma listagem completa. Selecione o produto desejado e clique em “Confirmar”. Pode ser utilizada também a tecla “Enter” para avançar os campos.

As informações do produto selecionado serão exibidas na tela “Dados do Produto” e serão descritas a seguir:

• Código: código do produto
• Tipo:

— Medicamento: produtos gerais representados por unidade (ex: caixa, frasco)

— Insumo: produtos geralmente utilizados para manipulação, trata-se de um controle mais específico, miligramas por exemplo.

• Unidade: como o medicamento é vendido, por exemplo, em caixa ou frascos.
• Classe: controle adicionado nesta versão, para definir se o medicamento é antimicrobiano (antibióticos) ou de controle especial (outros medicamentos controlados).
• Nome: nome do medicamento
• Apresentação: pode ser utilizado, por exemplo, para indicar quantos comprimidos compõe uma caixa ou outra descrição específica.
• N° DCB²: número de identificação do medicamento que pode ser encontrado na caixa.
• DCB²: princípio ativo no produto.
• N° MS³: número do medicamento no Ministério da Saúde, usado para o controle pelo portal do SNGPC.
• Laboratório: fabricante do produto
• Lista: classificação do medicamento obtida no portal do SNGPC ou na Lei do Artigo 344 da ANVISA, que trata dos medicamentos psicotrópicos.
• Categoria: categoria a que o produto é associado.
• Registro: data em que o medicamento foi registrado no Ministério da Saúde.
• Estoque inicial: na implantação do sistema registra-se o estoque inicial do “armário” da farmácia, ou seja, estoque do produto na hora do cadastro. Não é necessário atualizar quando der entrada na compra
• Permitir exportação: é um parâmetro que define se o medicamento será exportado para o SNGPC. Alguns produtos podem ser controlados apenas pela vigilância local, mas não pelo SNGPC, portanto não devem ser exportados.
• Resultados de Saldos: descrição do saldo do produto (inicial, entradas, saídas, perdas e saldos).

Após preencher todos os dados, clique no botão “Gravar” para salvar o cadastro. O botão “Excluir” excluirá o produto selecionado.

Cadastrando Usuários

O cadastro de usuários do sistema (Cadastros -> Usuários) é feito através da tela “Dados do Usuário”

Teclando “F4” no campo “Código”, abrirá a tela “Pesquisas de Cadastros”. Digite parte do nome e clique no botão “Pesquisar” ou apenas clique em pesquisar para exibir uma listagem completa. Selecione o usuário desejado e tecle “Confirmar”. Pode ser utilizada também a tecla “Enter” para avançar os campos.

As informações do usuário são exibidas na tela “Dados do Usuário”. Clique no botão “Gravar” para salvar os dados. O botão “Excluir” excluirá o usuário selecionado.

Cadastrando o Estabelecimento

O cadastro do estabelecimento (Cadastros -> Estabelecimento) contém todos os dados da farmácia que utilizará o Ces_Psico. É extremamente importante o correto preenchimento desses dados. A tela “Dados do Estabelecimento” é composta por um conjunto de informações que são obrigatórias, e serão descritas a seguir.

Identificação

Exibe as informações da empresa. A identificação é feita através dos seguintes campos:

• Fantasia: nome fantasia do estabelecimento.
• Razão Social: razão social do estabelecimento.
• CNPJ: CNPJ do estabelecimento.
• IE: inscrição estadual do estabelecimento.
• Licença: licença de uso fornecida pela Prefeitura através da vigilância local.

Localização

Exibe informações da localização da empresa.

• Endereço: endereço de localização da empresa.
• Cidade: cidade onde se localiza a empresa.
• UF: estado onde se localiza a empresa.
• Bairro: bairro onde se localiza a empresa.
• CEP: CEP da localização da empresa.

Contato

Informações de contato do proprietário da empresa.

• Proprietário: nome do proprietário.
• CPF: CPD do proprietário.
• Telefone: telefone do proprietário.
• Fax: fax do proprietário.

Responsável Técnico

Informações do responsável técnico ou farmacêutico responsável pela empresa.

• Nome: nome do responsável técnico.
• Regional: regional a que pertence o registro.
• Registro: registro do técnico. Este registro está associado ao CNPJ da empresa no SNGPC, o registro deverá estar sempre atualizado.

Dados SNGPC

Dados de acesso ao portal do SGNPC.

• E-mail: login de entrada no sistema SNGPC.
• Senha: senha de entrada.
• Último envio: data do último envio de dados ao SNGPC.

Livros

A vigilância local exige que seja feito um inventário trimestralmente, com os movimentos dos medicamentos controlados, para isso são cadastrados períodos para emissão de livros (relatórios) com os dados desses produtos.

Cadastrando livros

Na tela “Cadastro de livros” (Livros -> livros) os livros são cadastrados.

• ID: código do livro.
• Ano: ano de cadastro do livro
• Data: data de início do período do livro.
• Observação: campo para descrição.
• Fechado: indica se o livro está ou não fechado.

Entre com o ano em questão e clique no botão “Períodos”, para abrir a tela onde serão informados ou cadastrados ou trimestres para o ano selecionado.

• Livro: ano selecionado.
• ID: código do trimestre.
• Competência: indica qual trimestre pertence as datas informadas.
• Data inicial: indica a data inicial que compreende o trimestre.
• Data final: indica a data final que compreende o trimestre.
• Fechado: indica se o trimestre está fechado ou não.

Preenchendo as informações, clique no botão “Fechar”.

Livro de registro específico

Impressão do livro para a vigilância local. Ele é composto pelas seguintes informações:

• Data inicial: data de início do relatório.
• Data final: data final do relatório.
• Produto: pode ser impresso de um produto específico ou de todos.

Clique em “Confirmar” para gerar o relatório.

Termo de abertura

É composto por um conjunto de informações relacionadas ao estabelecimento, e também ao responsável pelos medicamentos. Compreende a abertura do livro de registro específico.

Termo de encerramento

É composto por um conjunto de informações relacionadas ao estabelecimento e também ao responsável pelos medicamentos. Compreende ao fechamento do livro do registro específico.

Menu Período

Permite alternar entre períodos. Para isso, clique no menu “Períodos” e confirme a senha. Pode-se também alterar o usuário.

Na tela para seleção de períodos selecione o novo período.

Os movimentos e relatórios emitidos serão feitos com base apenas no período selecionado.

Movimentos

Lançando compras

Através das opções do menu compras (Movimentos -> Compras) são lançadas as entradas de medicamentos no Ces_Psico, também é exibida uma lista com as compras do período.

Para lançar uma compra abra a tela “Compras” (Movimentos -> Compras -> Lançamento), esta tela será descrita a seguir:

• Livro: é o ano selecionado na abertura do sistema.
• Período: representa o trimestre que está selecionado.
• Entre … e … : período que compreende o trimestre selecionado
• Data: data da nota fiscal deve pertencer ao período selecionado.
• Nota fiscal: número da nota a ser lançada
• Fornecedor: fornecedor a que pertence a nota, ao pressionar “F4” obtém-se uma listagem dos fornecedores cadastrados.
• Produto: produto a ser lançado, ao pressionar “F4” é obtida uma listagem dos produtos já cadastrados.
• Lote: lote do produto informado na nota fiscal.
• Quantidade: quantidade recebida do medicamento.
• Unidade: unidade do medicamento pode ser, por exemplo: frasco ou caixa.
• Classe: classe a que o produto pertence. Será recuperada do cadastro do produto, porém caso necessário pode-se editá-la.
• Observação: pode-se digitar uma breve descrição, ou outra observação desejada.

O botão “Importar” abrirá a tela “Importação de notas de compras”, onde pode-se importar uma nota de compra lançada no Ces_adm. O Ces_Psico listará as notas lançadas no Ces_adm, desde que esse esteja sendo utilizado em um banco paralelo, ou seja, se estiver utilizando o banco de dados do Ces_Psico, o Ces_adm deverá utilizar o banco Ces_adm.

No Ces_Psico deve-se lançar item a item, informando os dados da nota para cada medicamento lançado.

Lista

O relatório da tela “Lista de compras do período” (Movimentos -> Compras -> Lista) exibe todos os lançamentos feitos no período selecionado. Nesta tela também podem ser editadas as informações lançadas, ou excluídas, desde que não tenham sido exportadas.

Lançando receita

As receitas serão lançadas através da tela “Receitas” (Movimentos -> Receitas -> Lançamentos), descrita a seguir.

• Livro: é o ano selecionado, cadastrado no cadastro do livro e selecionado na abertura do sistema.
• Período: representa o trimestre que está selecionado.
• Entre … e … : período que compreende o trimestre selecionado.
• Data: data do lançamento da receita.
• Data da receita: data da receita apresentada pelo paciente.
• Receita: tipo da receita, ex.: receita branca, notificação azul, etc.
• Receita N°: número da receita, caso a receita seja branca não há um número de controle, neste caso o sistema sugere um número a ser digitado.
• Cliente: nome do paciente.
• RG: RG do pacinete.
• Idade: idade do paciente.
• Sexo: sexo do paciente.
• Médico: médico que emitiu a receita.
• CRM: n° do CRM médico que emitiu a receita.
• UF: estado a que pertence o CRM.
• Produto: medicamento solicitado.
• Lote: lote a que pertence o medicamento.
• Prescrita: quantidade prescrita pelo médico.
• Atendida: quantidade a ser entregue ao paciente. Pode ser entregue uma quantidade menor que a solicitada, e o restante poderá ser entregue em outro momento.
• Uso prolongado: indica se o medicamento é de uso prolongado ou não.
• Unidade: se o medicamento é em caixa ou em frasco.
• Observações: observações gerais sobre a receita.

Lista

O relatório da tela “Lista de receitas do Período” (Movimentos > Receitas > Lista) exibe todos os lançamentos feitos no período selecionado. Nesta tela também podem ser editadas as informações lançadas, ou excluídas, desde que não tenham sido exportadas.

Lançando perdas

• Livro: é o ano selecionado, cadastrado no cadastro de livros e selecionado na abertura do sistema.
• Período: representa o trimestre que está selecionado.
• Entre … e …: período que compreende o trimestre selecionado.
• Data: data de lançamento.
• Produto: produto a ser lançado.
• Nº lote: lote do produto a ser lançado.
• Unidade: unidade do produto recuperada do cadastro do produto.
• Classe: classe a que o produto pertence.
• Quantidade: quantidade perdida do medicamento.
• Motivo: motivo da perda. Há vários motivos cadastrados, deve ser selecionado um que faz parte da lista.
• Observação: observações gerais sobre a perda.

Lista

O relatório da tela “Lista de perdas do Período” (Movimentos > Perdas > Lista) exibe todos os lançamentos feitos no período selecionado. Nesta tela também podem ser editadas as informações lançadas ou excluídas, desde que não tenham sido exportadas.

Relatórios

O menu “Relatórios” (Movimentos > Relatórios), possui dois relatórios para acompanhamento:

• Relatório de compras: lista por categoria os medicamentos comprados no período selecionado.
• Relatório de receitas: exibe as saídas de produtos no período selecionado.

Exportação

A tela “Envio de arquivo – SNGPC” (Movimentos > Exportação > Exportar) envia o arquivo com a movimentação para a ANVISA. Esse envio deve ser feito em no máximo 7 (sete) dias, pois é o período máximo que pode ser selecionado. Basta selecionar o período desejado e confirmar.

Balanços

O menu “Balanços” contem relatórios para conferencia de medicamentos e relatórios de balanço para envio a vigilância local.

Ces_adm

Quando configurado a segmentação na identificação da empresa como farmácia, verá que no cadastro dos produtos irá apresentar uma flag ”Reter Receita”, que ao ser marcada, o produto quando gravado, o sistema solicitará o preenchimento dos dados para o cadastro no Ces_psico.

Quando marcado a flag “Reter Receita”, ao tentar gravar o produto, o sistema acusará que o produto não está cadastrado no Ces_psico, e solicitará para realizar o cadastro no momento.

Ao selecionar “Sim” preencha os dados da tela abaixo, conforme dados do medicamento.

Ao gravar os dados do medicamento, o produto estará cadastrado no Ces_Psico.

Ces_Pdv

Ao configurar a sincronização do PDV com o Ces_Psico e finalizar uma venda, o sistema obrigará a lançar a receita do medicamento no fechamento da venda.

Para realizar a configuração do PDV com o Ces_Psico, é necessário no PDV estar com o perfil farmácia, para assim, nas telas seguintes configurarmos o caminho do banco de dados.

Marque a flag “Habilitar digitação de receitas” e também ” Forçar digitação de todos os produtos controlados da venda”

Assim, quando for fazer o fechamento da venda, a tela seguinte deverá ser preenchida com os dados da receita.